V napredovaní za svojim cieľom je dôležité okrem iného aj to, ako rýchlo napredujete. Ak sa zdržiavate zbytočnosťami, vaša produkcia je pomalá a málo zarobíte, alebo ešte k tomu vás predbehne aj vaša konkurencia či kolega. Jedným z dôvodov pomalého napredovania sú činnosti, ktoré nie sú až tak dôležité pre váš cieľ, či projekt.
Viete ako dlho trávite čas čítaním nevyžiadaných e-mailov, spoločenskými debatami s kolegami o témach mimo rámec vašej práce, varením kávy... A napokon, viete v ktorej časti dňa ste najproduktívnejší? Niekto je "ranné vtáča" a niekto "nočná sova". Ak toto nerešpektujete, môže sa stať, že počas dňa, keď ste najproduktívnejší strácate energiu pri druhoradých činnostiach a na dôležité činnosti potom máte primálo energie. Je dôležité to vedieť a prispôsobiť tomu pracovný režim. Na produktivitu ďalej pôsobí aj celý rad faktorov ako napr.: prestávky, stres, rutinné rozptýlenia, rušivé akustické elementy, pocity...
Liekom na efektivitu práce v boji proti neproduktívnym činnostiam je protokol našich všetkých činností. Pomocou neho môžeme analyzovať ako v skutočnosti trávime svoj pracovný čas. Pri tejto analýze môžeme byť v prvých dňoch doslova zarazený nad tým, koľko času "hodíte cez palubu". Tento protokol je dôležité: 1) vykonávať písomne; 2) aktualizovať ho pri každej zmene činnosti. Pamäť totižto môže byť špatným meradlom pri spätnom odhadovaní času. Zaznamenávať svoje činnosti treba niekoľko dní. Samozrejme nehovorím tu o písaní až vás z toho bude bolieť ruka. Cieľom tejto analýzy nie je ani ďalšie zdržiavanie sa. Dôležité je, poznamenať si čas a pre opísanie činnosti používať jednoduché heslá. Ak chcete môžete si zaznamenávať aj koľko máte energie, ako ste unavený, úroveň rušivých elementov prichádzajúcich zvonka...
Tak napr:
čas činnosť energia rušivé elementy
8.45 - príchod do práce
8.00 - 8.10 varenie kávy čí klepy s kolegami); 80% veľa
8.10 - 8.30 e-maily (e-maily aj nevyžiadaný spam) 100% málo
8.30 - 9.00 bla bla
Ak znovu a znovu váhate či odkladáte svoje úlohy, nie ste sami. Do určitej miery to robí každý človek. Ja tiež. Dôležité je do akej miery to robíte. Ak mierne, prestaňte čítať tento článok nič vám neprinesie. Ak veľmi, je potrebné s tým niečo robiť, pretože vám to bude aj naďalej kaziť úspech, kariéru či spoločenský život.
Ak s týmto zlozvykom chcete skoncovať, najprv sa musíte naučiť rozpoznať kedy váhate či odkladáte nejakú činnosť. Na druhom mieste je dôležité zistiť prečo to robíte a napokon urobiť konkrétne kroky aby ste so tomu vyhýbali.
Kedy a Prečo donekonečna odkladáme?
a) Keď robíte niečo čo je pohodlnejšie, niečo čo vyžaduje menej námahy alebo na čo máte momentálne náladu.
b) Ďalším dôvodom môže byť práca, ktorú vám zverí ďalšia osoba a tým pádom sa vaša práca zase odložila.
c) Môže to byť aj preto, lebo si neviete stanoviť priority jednotlivých úloh a robíte to čo je menej dôležité.
d) V neposlednom rade to môžu byť vaše pochybnosti o úspešnom ukončení úlohy a tak nerobíte radšej nič.
Keď už viete že otáľate urobte niečo preto aby ste s tým skoncovali. Môžete použiť niektorý z nasledujúcich postupov:
- ujasnite si aký dopad na vás bude mať nesplnenie konkrétnej dôležitej úlohy
- odhadnite koľko času/peňazí stratíte zbytočným otáľaním
- rozdeľte si projekt na menšie úlohy
- stanovte si odmeny za zvládnutie jednotlivých úloh
- požiadajte niekoho aby vás skontroloval ako aj vaše napredovanie
- začnite hneď niečo robiť aj keď to jednoduchšie
